Zásady ochrany osobních údajů
Informace o zpracování osobních údajů podle nařízení (EU) 2016/679 (GDPR).
Účinné od 1. 1. 2026
1. Kdo je správcem vašich údajů
Melivia accounting s.r.o.
IČ: 30106648
Sídlo: Příčná 1892/4, 11000 Praha 1 - Nové Město
E-mail: info@monikabarnova.cz
Telefon: +420 799 901 630
Nejmenovala jsem pověřence pro ochranu osobních údajů – ve všech záležitostech se obracejte přímo na uvedené kontakty.
2. Jaké údaje zpracovávám a proč
Poptávka přes kontaktní formulář
Údaje: jméno a příjmení, e-mail, telefon, obsah zprávy.
Účel: odpověď na váš dotaz a příprava nabídky.
Právní základ: jednání o smlouvě na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR).
Doba uchování: 6 měsíců od poslední komunikace, pokud nedojde k uzavření smlouvy.
Ochrana proti spamu: IP adresu a identifikaci prohlížeče ukládám jen kvůli ochraně formuláře před spamem (oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR) a automaticky je mažu krátce po uplynutí 30 dnů.
Poskytování účetních služeb
Údaje: identifikační a kontaktní údaje, údaje z účetních a daňových dokladů, u mzdové agendy také osobní údaje zaměstnanců v rozsahu nezbytném pro výpočet mezd a odvodů.
Účel: plnění smlouvy o vedení účetnictví a splnění zákonných povinností.
Právní základ: plnění smlouvy a plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. b a c GDPR).
Doba uchování: po dobu spolupráce a dále po zákonné archivační lhůty (zpravidla 5–10 let podle zákona o účetnictví a zákona o DPH).
3. Klientský portál
Přístup do portálu
Údaje: název a identifikační údaje firmy, jméno kontaktní osoby, oslovení, e-mail, telefon, přihlašovací údaje (heslo ukládám jen v podobě, ze které ho nelze zpětně zjistit), záznamy o přihlášení a činnosti v portálu (datum, čas, IP adresa, typ prohlížeče).
Účel: bezpečné předávání účetních dokladů a zpráv v rámci spolupráce a ochrana portálu před zneužitím.
Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) a oprávněný zájem na zabezpečení portálu (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).
Doba uchování: po dobu spolupráce; záznamy o přihlášení a činnosti 12 měsíců.
Doklady nahrané do portálu
Osobní údaje uvedené v dokladech (například údaje zaměstnanců nebo odběratelů) zpracovávám jako zpracovatel pro vás jako správce, podle smlouvy o vedení účetnictví. Soubory jsou uložené na serveru poskytovatele hostingu v České republice mimo veřejně dostupnou část webu a stáhnout je můžete jen vy po přihlášení a já.
Soubor, který v portálu smažete, zmizí z vašeho seznamu a 30 dní ho ještě vidím v koši; potom se z portálu trvale smaže. Po skončení spolupráce vám portál ještě 30 dní umožní dokumenty stáhnout. Potom přístup zruším a dokumenty z portálu nejpozději do 30 dní smažu.
Kopie dat mohou po omezenou dobu zůstat v zálohách serveru poskytovatele hostingu, dokud se tyto zálohy nepřepíšou. Povinnost archivovat účetní záznamy (zpravidla 5 let, některé doklady až 10 let) má účetní jednotka.
E-mailová upozornění
Upozornění z portálu jsou servisní zprávy související se spoluprací. Neobsahují názvy ani obsah dokumentů a nejsou obchodním sdělením.
4. Komu údaje předávám
Vaše údaje nikomu neprodávám ani nepředávám k marketingovým účelům. V nezbytném rozsahu je mohou zpracovávat pouze:
- orgány veřejné moci (finanční úřad, ČSSZ, zdravotní pojišťovny) v rámci zákonných podání,
- poskytovatel účetního software a zabezpečeného datového úložiště,
- spolupracující daňový poradce nebo advokát, pokud si to konkrétní případ vyžádá.
Údaje nepředávám do zemí mimo Evropský hospodářský prostor.
5. Jaká máte práva
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte právo:
- na přístup ke svým údajům a na jejich kopii,
- na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů,
- na výmaz, pokud pominul účel a netrvá zákonná povinnost údaje uchovat,
- na omezení zpracování a na přenositelnost údajů,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.cz).
6. Zabezpečení a cookies
Údaje jsou uložené v prostředí chráněném heslem a přenášejí se šifrovaně (HTTPS). Přístup k nim mám jen já, k dokumentům v klientském portálu také vy po přihlášení. Jsem vázána mlčenlivostí.
Tento web nepoužívá analytické ani marketingové cookies. Ukládají se pouze technické soubory nezbytné pro jeho fungování, ke kterým se souhlas nevyžaduje.
7. Kontakt
Máte dotaz ke zpracování svých údajů nebo chcete uplatnit některé ze svých práv? Napište mi na info@monikabarnova.cz – odpovím nejpozději do jednoho měsíce.